Date: samedi 15 octobre 19h30

Lieu: Rue Caroline 16, 1003 Lausanne

En ligne: https://meet.webconf.ch/rhl-orga

• Sébastien Piguet (SPI)
• Sébastien Gendre (SGE)
• Emmanuelle Germond (EGE)
• Sylvie Piguet
• Florian Siegenthaler (FSI)

• Matériel à disposition
  • Locaux
  • Site web
  • Matériel audio/vidéo
  • Matériel réseaux
• Objectifs
  • Accueil
  • Conférences
  • Annonces
• Retro calendrier
• Définition des rôles

Après travaux, il n'y a plus les salles à coté de la cuisine, mais on a normalement un monte plat et le premier étage.

Du coup on a la cuisine, La salle centrale + le halle + l'entrée (mini salle de conférences) + le sas d'entrée.

SPI nous fournira le plan. Les photos sont là [https://www.st-cergue.ch/index.php/vie-sociale-2/centre-du-vallon-24](https://www.st-cergue.ch/index.php/vie-sociale-2/centre-du-vallon-24)

Le réseaux wifi a été modernisé ainsi que le matériel audio.

SPI envoie le n° du responsable à FSI qui prendra rdv pour voir et tester le matos sur place (hors horaire scolaire).

SLo devrait payer les locaux, ce n'est pas encore fait. Mais ce sera fait. Cela fait ~25/personne et par jour.

SGE a mis en ligne le nouveau site [https://2023.hivernal.es/](https://2023.hivernal.es/)

Il faut mettre une section accessibilité dans les infos pratique.

FSI met les infos ici

Mettre à jour la liste des prix hôtel et hébergements, activités extérieur disponibles EGE

SPI parle des données de membres les solutions sur le site sont trop longue a mettre en place, on va juste mettre en signature qu'il faut se réinscrire. → Communication (si ce n'est pas fait par bannière par SGE)

Dans la section réservation, mentionner que l'hébergement n'est pas inclus en dehors du dortoir.

Vérifier que l'Iban est toujours juste sur la page paiement SPI

FSI va tester son propre matos

SPI a du matos audio

EGE a du matos audio vidéo

FSI accepte que l'on amène les adaptateur HDMI

SGE propose de reprendre le matos pour voir de refaire la boite-à-conf FSI signale qu'il n'aura pas le temps pendant l'événement. SGE proposera un atelier boite-à-conf

SPI test le réseau et va nous redire à la prochaine réunion.

FSI propose que s'il y a des motivés chez SNN c'est le plan A, SPI prévoit le plan B et si jamais on se repose de sur le matos de la commune, sinon FSI prend les antennes 4G.

Plan Z3 Atelier maillage Batman.

• RDV geek KISS
• Hacking
• Manger
  • Samedi soir fondue
• Dormir
• Nettoyer
• Conférences organisées le samedi
• AG SLO le dimanche matin
• Enregistrement / diffusion

• Liste à faire
• Elles recevrons le save the date

• Dernière annonce, avec la météo

• Commandes de nourriture
• Boucler les inscription
• Point des finances
• Dernière annonce (2 semaines avant, 1 semaine et 1 jour)
• Plan secours reconfinement

• Boucler le programme des conférences
• Annoncer le programme
• Resultat des test supplémentaire (matériel technique)
• Enregistrement / diffusion (FSI)
• Confirmation matériel disponible
• Liste des besoins en bénévoles

• Annonce: Rappelle de l'événement et inscription visiteuses/visiteurs
• Matériel technique (définition des coûts)
• SPI FSI vont faire les tests de matériel
• Confirmation de la réservation
• Budget: SPI - EGE courrier sponsor
  • Achat d'une trousse de premier secours - voiture
• Appelle à sponsors

• Annonce: Save the date - vous voulez être bénévoles -
• Ouverture inscription des confs + visiteurs/visiteuses

• Conférences: Florian (principale)
• Réservation salle: SPI
• Communication: EGE rhl-annonces@swisslinux.org → FSI mastodon RHL
• Repas commande: SPI
• Relais annonce sur Mastodon (RHL = annonce, SLO = retoot): SG - SNN FSN: Siegi
• Sur place
  • Accueil: →
  • Repas préparation: SyPI
  • Vaisselle: surplace
  • Installation salles:
  • Finance:
  • Soins léger:
  • Guide de haute montagne

Seb fait une vidéo de présentation de l'interface d’administration du site web pour EGE et FSI qui auront les accès admin

La réunion est close à 22h40

La prochaine réunion aura lieu le samedi 26 novembre 2022 à 19h30 à Rue Caroline 16, 1003 Lausanne et https://meet.webconf.ch/rhl-orga

Tâches pour la prochaine réunion (* si possible)

• Fournir le plan des salles *
• Envoyé le n° de tél du responsable de la salle à Florian pour tester le matériel de la salle
• S'assurer que le local soit payé
• Vérifier que l'IBAN sur la page de paiement est juste
• Rappel pour le prochain PV le matos qu'il a disposition
• Tester le réseaux de la salle et le réseaux qu'il peu produire avec son matos pour la réunion du 26 novembre ou du 18 décembre
• Contacter Lixette pour lui demander si elle accepte d'être bénévole accueil
• Rechercher des bénévoles pour le week-end *

• Mettre une bannière sur la page de connexion que les utilisateurs doivent se réinscrire *
• Proposer un atelier “Boite-à-conf”
• Transmettre à Emmanuelle Germond les accès pour mastodon RHL
• Rechercher des bénévoles pour le week-end *

• Mettre les infos d'accessibilité de Florian dans les infos pratiques du site web
• Mettre à jour les infos concernant les hôtels, les hébergements et les activités extérieures
• Mettre dans les communications longues (mails) qu'il faut se réinscrire
• Faire un modèle de mail pour les inscrits sur le site pour s'assurer qui ont rempli la demande réservation
• Rappel pour le prochain PV le matos qu'elle a disposition
• Créer les contenus de publication (tutoiement)
• Rechercher des bénévoles pour le week-end *

• Mettre dans le PV les infos récoltées concernant l'accessibilité
• Tester le matos à la salle de ST-Cergue (avec le n° de SPI)
• Rechercher des bénévoles pour le week-end *