Pour en avoir co-organisé plusieurs lorsque j'étais dans la GNU Generation de l'EPFL, je sais que ça roulait bien et que de la doc est à disposition.

Si des membres de la GG viennent  à l'assemblée, puis à l'IF, ils pourront certainement vous donner un coup de main et des conseils : http://gnugeneration.epfl.ch/article.php3?id_article=7

Je sais que la GG peut avoir accès à toutes les ressources en tant qu'association de l'EPFL, à voir si swisslinux veut profiter de cette infrastructure ou pas via certains de ses membres à l'EPFL.

Pour le nombre de clients, il faut d'abord estimer le nombre N de GI (gentilles installatrices ou gentils installateurs), et accueillir entre N*1.5 et N*2 clients répartis sur la journée mais jusqu'à 14h au maximum, sinon vous êtes bon pour prévoir un souper, voir un petit déjeuner... Dans la salle que la GG utilisait, je crois que nous avions accueilli jusqu'à un maximum de 20 clients au total

Je me rappelle qu'au début, nous avons dû organiser une camionnette pour aller chercher les tours et les moniteurs des clients, maintenant, tout le monde a un portable ou presque...