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Langue

 

RHL 2019, première réunion d'organisation

Infos pratiques

Quand

jeudi 20 septembre à 19:30

Discussions

Bilan

C'était très chouette! Les factures ont toutes été payées. Question: est-ce qu'on a reçu tous les sous des sponsors? Il faut faire des factures et les relancer. C'est OdyX qui a la liste des sponsors et Zillable qui doit savoir qui a payé → . Les gens semblaient contents, il faudrait voir les résultats des formulaires de retours.

Fréquentation stabilisée, un peu de fréquentation externe (nouvelles têtes). Présentations de qualité, on n'a rempli qu'une salle alors qu'on voulait en remplir deux. Il faudrait avoir un moyen de communiquer avec les participants pour les horaires (mastodont?). Occupation des locaux: ok, c'était bien! (Reprendre le rideau de douche au cas où mais c'était ok cette fois.)

ce qu'on pourrait améliorer

  • Il pourrait y avoir de nouvelles personnes avec certaines participations (prof d'hepia éventuellement intéressé à proposer une conférence, cela pourrait ramener du sang neuf).
  • on pourrait démarcher davantage pour remplir deux salles.
  • → pour cela il faudrait démarcher sur des thèmes précis, donc il faudrait prévoir un thème. Attention: la seconde salle est maintenant une salle de classe donc ce serait soit le grand hall, soit la salle de spectacle.
  • thème 2019: la sécurité? la pollution et l'exploitation des ressources? exploitation en général (humaine, matière première etc.) ou “Exploit”? → organiser un atelier capture the flag.
  • → à creuser pour la prochaine fois avec les ateliers et conférences en lien.
  • Il pourrait être possible de retransmettre en direct, peut-être à creuser.

Départements

  • Site internet (technique)
    • OdyX
  • Site internet (contenu)
    • Lixette
  • réseau et connectique
    • sigi
  • Supports de communication (logo, design, badges)
    • eggman
  • Communication externe (Twitter, Framasphere*) & Invitations aux associations partenaires
    • lixette pour framasphère (relancer OdyX pour les mots de passe) et mail, qui pour twitter?
  • restauration déléguée
    • sebseb01
  • restauration autogérée (café, fondue, apéro)
    • edit 24.10 → ok pour OdyX
  • hébergement
    • postroutine
  • conférences (matériel et programme)
    • postroutine et sebseb01
  • Enregistrement vidéo des conférences
    • Postroutine, CeD pour le matériel?
  • Signalétique & organisation sur place
    • lixette
  • Logistique et matériel à obtenir: répartition
    • sebseb01

Dates

Prévu 11 au 13 janvier.

  • Vérifier s'il y un événement concurrent
  • Réserver le Vallon
    • Postroutine s'en occupe rapidement.

Deadlines en gros

  • Confirmer la salle - ASAP → Postroutine
  • Save the date & Appel aux conférences - début octobre → Lixette fait un brouillon, et relaie à la liste rhl.
  • Appel aux inscriptions - début novembre
  • Fermeture du programme - 15 décembre
  • Fermeture des inscriptions - 10 janvier

Tâches

Le framaboard a été peu utilisé. A voir ce qui pourrait être utile: forge? autre? A voir pour la prochaine fois!

Moyens de communication

Date & lieu de la prochaine séance ?

  • Vu que les horaires sont difficilement compatibles → Postroutine fait un framadate

À avoir fait d'ici là

  • sebseb01
    • relance OdyX et Zillable pour savoir si les sponsors ont payés.
  • Postroutine
    • verif si événement concurrent
    • réservation salle
    • faire un framadate pour agender la prochaine réunion
  • Lixette
    • relance OdyX pour le mdp framasphère
    • brouillon mail STD et appel à conf
  • Tout le monde
    • réfléchir au thème “exploit”: idée de conférences/intervenants (ou idée d'autre thème)
    • quel outil pour gérer les tâches?
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