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Réunion d'organisation des RHL 2023 15 octobre 2022

Présents:

  • Sébastien Piguet (SPI)
  • Sébastien Gendre (SGE) (absent)
  • Emmanuelle Germond (EGE)
  • Florian Siegenthaler (FSI)

Ordre du jour:

  • Boucler le programme des conférences
  • Annoncer le programme
  • Resultat des test supplémentaire (matériel technique)
  • Enregistrement / diffusion (FSI)
  • Confirmation matériel disponible
  • Liste des besoins en bénévoles

Tâches

Tâches pour la prochaine réunion (* si possible)

Sébastien Piguet

  • Plans pour la prochaine fois
  • Rechercher des bénévoles pour le week-end *

Sébastien Gendre

  • Venir
  • Rechercher des bénévoles pour le week-end *

Emmanuelle Germond

  • Dans le modèle pour les conférenciers mettre sur les droits d'auteurs (on sera en CC-BY-SA) Il acceptent d'être enregistrer et éventuellement diffuser en direct
  • Demander de se s'enregistrer aux inscrits.
  • Rechercher des bénévoles pour le week-end *

Florian Siegenthaler

  • Répondre aux conférenciers
  • Rechercher des bénévoles pour le week-end *

PV

Programme

  • Statut des conférences et clôture des inscriptions
  • Statut des réservations
    • Déjà une quinzaine, sans programme. Cela nous permettra de prévoir une bonne réception au programme qui suivra.

Communication

Site web

  • Ajout du tableau de sponsoring (3 png a mettre dans le site web)
    • Page accueil
    • Page paiement
  • Finalisation du pré-programme
  • Nouvelle page DIRECT a rajouter au menu (1 png a mettre dans site web)
  • La page Organisations participantes a aussi été mis à jour pour contenir les noms des sponsors par catégories

Courriels

  • Lancer un appel des besoins de bénévoles et d'appel aux soutiens financiers
  • Annonce du programme

Matériel

Locaux

Situation du local
  • Trouver une machine à café (SPI)
Résultat des tests réseaux
Résultat des test de la scène

Matériel audio / vidéo

Solutions de diffusion proposées

également utilisable pour un reconfinement

Confirmation du matériel à disposition

Matériel réseaux

Discussion fournir sur le setup réseaux pour s'assurer une connexion de qualité,respectant la loi et permettant d'avoir le meilleur accès possible pour les activités et ateliers prévus.

Finances

Budget

Local
  • Table de grignote
    • Sugus, cacahuètes, mandarines, napoltains, flutes
  • Machine à café
Conférences
  • CCDigitalLaw 450.-
Coût du matériel technique
  • 2 cables XLR 30-50m (300.-)

Sponsors

Bénévoles

Confirmer les besoins de bénévoles

  • Accueil:
  • Repas préparation: SyPI
  • Vaisselle: surplace
  • Installation salles
  • Finance
  • Soins légers
  • Guide de haute montagne

Clôture

Prochaine réunion: dimanche 14 janvier 2022 à 14h

Ordre du jour de la prochaine réunion

Tâches

Tâches pour la prochaine réunion (* si possible)

Sébastien Piguet

  • Plan de la salle
  • Machine à café
  • Nourriture et grignotage
  • Rechercher des bénévoles pour le week-end *

Sébastien Gendre

  • Finaliser les modifications du site web
  • Charger les images référencées sur index, paiement, organisations participantes
  • Charger l'image de direct
  • Ajouter la page direct au menu
  • Rechercher des bénévoles pour le week-end *

Emmanuelle Germond

  • Mail presse
  • Mail programme
  • Ajustement du programme pour les différents réseaux
  • Mail sponsor + programme
  • Rechercher des bénévoles pour le week-end *

Florian Siegenthaler

  • Valider les confs
  • Préparer le programme
  • Commande câbles XLR
  • Rechercher des bénévoles pour le week-end *
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