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====== Réunion d'organisation des RHL 2023 26 novembre 2022 ======
Date: samedi 26 novembre 19h30

Lieu: [[https://sdmb.ch/local/|Rue Caroline 16, 1003 Lausanne]]

En ligne: [[https://meet.webconf.ch/rhl-orga|https://meet.webconf.ch/rhl-orga]]
===== Présents: =====

   * Sébastien Piguet (SPI)
   * Sébastien Gendre (SGE) (Absent)
   * Emmanuelle Germond (EGE)
   * Florian Siegenthaler (FSI)
   * Arnaud Durand  (ADU)

===== Ordre du jour: =====

==== Annonce: Rappelle de l'événement et inscription visiteuses/visiteurs ====
Debian vient faire bug-squashing party


==== Matériel technique (définition des coûts) ====
Rien à acheter pour le moment

FSI aura les ordinateurs nécessaire.

Une liste de matériel est désormais disponible sur le git

 SPI FSI vont faire les tests de matériel

SPI et FSI on trouvé la solution pour le matériel audio

Le système lumière a été testé et marche.

==== Confirmation de la réservation ====
SPI nous l'a envoyé

==== Budget: SPI - EGE courrier sponsor ====

1'500 pour les RHL + 500 pour AG SLo

   * Achat d'une trousse de premier secours - voiture
   * Appelle à sponsors 

100CHF logos sur le site et pendant l'événement 
500CHF logos plus offre de job machine à café 
1000CHF une table dans l'espace hacking 60cmx60cm 

==== Tâches ====
Tâches a effectuer pour la réunion (* //si possible//)

=== Sébastien Piguet ===
  * //Fournir le plan des salles *//
  * Envoyé le n° de tél du responsable de la salle à Florian pour tester le matériel de la salle
  * S'assurer que le local soit payé
  * Vérifier que l'IBAN sur la [[https://2023.hivernal.es/paiement/|page de paiement]] est juste
  * Rappel pour le [[fr:association:projets:rhl:2023:pv-2022-11-26|prochain PV]] le matos qu'il a disposition
  * Tester le réseaux de la salle et le réseaux qu'il peu produire avec son matos pour la réunion du [[fr:association:projets:rhl:2023:pv-2022-11-26|26 novembre]] ou du [[fr:association:projets:rhl:2023:pv-2022-12-18|18 décembre]]
  * Contacter Lixette pour lui demander si elle accepte d'être bénévole accueil
  * //Rechercher des bénévoles pour le week-end *//

=== Sébastien Gendre ===
  * //Mettre une bannière sur la page de connexion que les utilisateurs doivent se réinscrire *//
  * Proposer un atelier "Boite-à-conf"
  * Transmettre à Emmanuelle Germond les accès pour mastodon RHL
  * //Rechercher des bénévoles pour le week-end *//

=== Emmanuelle Germond ===
  * Mettre les infos d'accessibilité de Florian dans les infos pratiques du site web
  * Mettre à jour les infos concernant les hôtels, les hébergements et les activités extérieures
  * Mettre dans les communications longues (mails) qu'il faut se réinscrire
  * Faire un modèle de mail pour les inscrits sur le site pour s'assurer qui ont rempli la demande réservation
  * Rappel pour le [[fr:association:projets:rhl:2023:pv-2022-11-26|prochain PV]] le matos qu'elle a disposition
  * Créer les contenus de publication (tutoiement)
  * //Rechercher des bénévoles pour le week-end *//

=== Florian Siegenthaler ===
  * Mettre dans le PV les infos récoltées concernant l'accessibilité
  
  Le problème est de se rendre pour la nuit à l'étage pour dormir. Des staffs seront dispos pour aider à descendre.
  
  * Tester le matos à la salle de ST-Cergue (avec le n° de SPI)
  * //Rechercher des bénévoles pour le week-end *//

===== PV =====
==== Programme ====
   * Statut des conférences
Proposition table ronde pour parler de la transition vers Mastodon avec par ex. Emmanuelle Robert, Thalie, Rafael ou Florian, pourquoi pas l'état de VD et la ville de Lausanne, 

Conférence sur le droit numérique sous l'angle des droit d'auteur et des licences et sur la nouvelle loi sur la protection de données (particulièrement sur le consentement éclairé)

App Tournesol

   * Statut des réservations



9h15 Conf 1 Tryton
10h pause
10h15 LT 1 Graphène
10h30 LT 2 FLP
10h45 Conf 2 Droit numérique
12h - 14h repas
14h Conf 3 Tournesol
14h45 LT 3 
15h Conf 4 Droit numérique
16h15 Conf 5 
17h LT 4 
17h15 LT 5 
18h Conf 6 Table ronde Mastodon

9h Conf 7 
9h45 LT 6
10h AG SLo



==== Communication ====
=== Courriels ===
  * Rappel de l'événement et inscription visiteuses/visiteurs
  * Courrier appel aux sponsors

=== Pouet ===
==== Matériel ====
=== Locaux ===
== Situation du local ==
  * Avons-nous la confirmation de la réservation ? OUI
  * Avons-nous un plan de la salle ? NON
  * Avons-nous les assurances nécessaires ? EGE passe SPI les réf de l'assureur de la SDMB
  * Avons-nous du matériel de premiers secours ? EGE
== Résultat des tests réseaux ==
== Résultat des test de la scène ==

=== Matériel audio / vidéo ===

=== Matériel réseaux ===

==== Finances ====
=== Budget ===

== Coût du matériel technique ==

=== Sponsors ===


==== Bénévoles ====
   * Accueil: -> SPI contacte Lixette
   * Repas préparation: SyPI 
   * Vaisselle: surplace
   * Installation salles
   * Finance
   * Soins légers
   * Guide de haute montagne

==== Tâches ====
==== Divers ====

===== Clôture =====
La réunion est close à 21h45

Prochaine réunion: [[fr:association:projets:rhl:2023:pv-2022-12-18|dimanche 18 décembre 2022 à 14h]] à [[https://sdmb.ch/local/|Rue Caroline 16, 1003 Lausanne]] et [[https://meet.webconf.ch/rhl-orga|https://meet.webconf.ch/rhl-orga]]

==== Tâches ====
Tâches pour la prochaine réunion (* //si possible//)
=== Sébastien Piguet ===
  * Plans pour la prochaine fois
  * //Rechercher des bénévoles pour le week-end *//
=== Sébastien Gendre ===
  * Venir
  * //Rechercher des bénévoles pour le week-end *//
=== Emmanuelle Germond ===
  * Dans le modèle pour les conférenciers mettre sur les droits d'auteurs (on sera en CC-BY-SA)  Il acceptent d'être enregistrer et éventuellement diffuser en direct
  * Demander de se s'enregistrer aux inscrits.
  * //Rechercher des bénévoles pour le week-end *//
=== Florian Siegenthaler ===
  *  Répondre aux conférenciers
  * //Rechercher des bénévoles pour le week-end *//
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