• Emmanuelle
• Eggman
• Lixette
• Sébastien G
• Sébastien P
• Josué
• Björn

• Florian
• Didier
• Rodolphe ne fait que passer

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• RHL - bilan
• RHL - prochaine édition
• SLO - activité 2020

• bilan financier mitigé (moins de monde, plus d’espace)
  • Manque de nouvelles et d’informations Sebseb les recontactera
  • Lixette rappelle de rembourser les conférenciers en premier (exodus Privacy)
• Lieu plus grand: vraiment bien. La séparation entre rez (repas/cuisine) et premier étage (hacking/activité) pas forcément facile à gérer. Le passage entre les deux n’était pas fluide. Peut-être modifications pour l’an prochain (l’école est rénovée, donc re-répartition des activités, potentiellement des salles libérées pour nous).
• Conférences:
  • difficile d’avoir deux conférences en même temps. Là on a fait premier arrivé, premier servi et on a dû refuser des bons sujets.
  • Florian aurait voulu s’occuper correctement des deux salles mais n’a pas pu.
  • Il faut un responsable de conférence (gestion du temps, des conférenciers) et un responsable régie. Si on a 4 personnes on peut faire deux salles.
  • François Aubriot n’est pas venu parce qu’il n’avait pas compris que sa participation était retenue.
    • ⇒ Mieux communiquer qu’ils sont accepté. Et préciser les modalités (arriver à l’avance pour tester les micros/écrans/ordis…
    • ⇒ Mieux communiquer avec les conférenciers pour préciser abri-PC (sac couchage/affaires toilettes), ou hôtel.
  • Captation son/vidéo
    • Florian signale (dans son mail) qu’il fera différemment
• Repas
  • bien mangé, bien bu
  • gestion groupée pour restauration déléguée et autogérée. Ca a bien fonctionné.
• Déplacement
  • pas de neige, un peu de verglas.
  • gestion des déplacements des conférenciers pas évident pour Florian (four et moulin…)
• Rangement et gestion des lieux
  • tout bien, rapide et ok.
• Inscriptions
  • Une vision plus clair pour les inscriptions: une gomette ou autre pour savoir qui est inscrit à quoi
• Réseau et connectique
  • Retour très bon, malgré les exigences de connexions
  • Pourrait-on mettre le voucher sur le badges (que ne ce soit pas visible)
    • un système de voucher en QR code facile à scanner avec les appareils
• Signalétique & organisation sur place
  • Panneau pour accueil (grand!)
  • Plan avec les différents lieux, centralisé à l’accueil.
  • Meilleure signalétique en fonction de la répartition des espaces
  • Panneau avec les différentes infos, notamment pour connexion réseau:
    • QRcode (individuel)
    • Procédure Wifi
  • Les badges étaient bien
• Communication externe
  • contenus mis trop tard.
  • Plus de tutoiement/mais vous collectif
• Site web
  • ben y va bien
  • Seb a repris le site de Libre et vous + module d’inscription.
  • avoir une page de budget pour les demandes de soutien serait bien!
• Logistique et matériel à obtenir
  • ça a bien joué, c’est assez rôdé.
  • même la machine à café pour laquelle on a dû changé de plan mais ça a bien joué aussi.
  • florian a géré tout le matériel de conférence

• Date: 29-31 janvier
• Réservation: fait
• Espace à disposition: inconnu
• Créer des modèle de mails pour invitation, invitations conférenciers, confirmations. confirmations conférences, check-list avant de venir, réservation hôtel/lit.
• Inscriptions: avoir une vision plus claire de qui s’inscrit à quoi, surtout pour la gestion des repas.
• Demander les plans de l’espace pour la signalétique (suffisamment tôt pour les préparer)
• Faire une communication relativement tôt, même si on n’a pas d’infos on peut communiquer sur ce qu’il y avait l’an dernier.
• Communication externe
  • viser les grandes écoles: il faut contacter la direction 6-8 mois à l’avance, éventuellement avec demande de sponsoring
  • éventuellement prévoir un meeting de rédaction de mail.
• Site web
  • avoir une page de budget pour les demandes de soutien serait bien!
• Hébergement
  • il faut vérifier qu’on n’ait pas besoin de payer si on ne fait pas l’événement (confinement)

Il faut tester cela sur un Samedi du Libre pour vérifier le fonctionnement du tout.

Florian/Seb et Josue ont trouvé un moyen de faire de streaming

   * Jitsi: 3 personnes - Conférencier/resp conf/diffuseur
   * Outil de streaming - avec chat (type twitch)
   * Matériel: serveur de diffusion/ordi/connexion internet

• En cas de confinement que fait-on avec la salle physique? Se renseigner auprès de la commune.
• Prévoir la procédure de connexion
• Matériel en cas de distanciation: gel hydroalcoolique, masques…

• Est-ce que Swisslinux organise des activités en ligne pendant la période de confinement ?
  • 8 juin pour réunion de plus que 5 personnes. (max 15 avec distanciation sociale?) à confirmer le 27 mai par le Conseil Fédéral.
  • on prévoit des activités en ligne:
    • samedi du libre en ligne pour juin: Seb s’en occupe, il compte sur Florian pour voir quelle type de plateforme pourrait convenir.
    • Grillades: Emmanuelle a un petit bbc pour 5-7 personnes + une tente si qqn passe la prendre en voiture. Traditionnellement on prévoit mi-août. Rentrée scolaire Vaud/Genève le 24 Août.
    • Geekeries prévues en physique à l’automne, on verra si on peut.
• Il faut communiquer sur les différentes activités: des projets sont lancés mais on ne sait pas ce qui se passe et ça s’essouffle
  • relancer la NL?
  • poursuivre des réunions en vidéoconférences plus régulières
• Où peut-on trouver le PV de l’AG 2020 ? ⇒ c’est Rodolphe qui l’a pris
• Participation de SLO à la rencontre du printemps de https://www.societe-numerique.ch/
  • Sebseb représentera SLO, Lixette en soutien
  • Emmanuelle représente le PPVD-OpenRomandie

Accès comptabilité au nouveau trésorier

Secrétaire pour la communication

Mentor pour l’accueil des nouveaux membres

Mise ne place d’une procédure pour le travail du comité SLO

• Mise en place d’un calendrier pour les RHL 21
  • 29-31 janvier
  • -15 jours: nombre d’inscrits
  • fin décembre pré-programme relativement finalisé (pour motiver les gens à venir)
  • mi-octobre conf phare/
  • Septembre save the date - invitation aux sujet thème
  • Août conférencier phare
  • Juillet choix du thème (idées: applications de pistages, fracture numérique pour télétravail/études…)
  • Juin: collecte des thèmes
• Réunion de rédaction
• Test de du système “Plan B”
• Calendrier de communication
• Site web
  • Page budget / sponsor
• Communication en cas de plan B
• Signalétique pour l’accueil
• Mettre sur le wiki le PV de l’AG
• Paiement RHL
• Plan du vallon