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====== Réunion SLO-RHL – 2 mai 2020 – 20h30 ======

===== Présents =====

  * Emmanuelle
  * Eggman
  * Lixette
  * Sébastien G
  * Sébastien P
  * Josué
  * Björn

==== Absents (excusé*) ====

  * Florian
  * Didier
  * Rodolphe ne fait que passer

===== Lieu: =====

[[https://framatalk.org/9gghswsisslinuxorg]]

===== Ordre du jour =====

  * RHL - bilan
  * RHL - prochaine édition
  * SLO - activité 2020

===== Procès-verbal =====

==== RHL - bilan ====

  * bilan financier mitigé (moins de monde, plus d’espace)
    * Manque de nouvelles et d’informations Sebseb les recontactera
    * Lixette rappelle de rembourser les conférenciers en premier (exodus Privacy)
  * Lieu plus grand: vraiment bien. La séparation entre rez (repas/cuisine) et premier étage (hacking/activité) pas forcément facile à gérer. Le passage entre les deux n’était pas fluide. Peut-être modifications pour l’an prochain (l’école est rénovée, donc re-répartition des activités, potentiellement des salles libérées pour nous).
  * Conférences:
    * difficile d’avoir deux conférences en même temps. Là on a fait premier arrivé, premier servi et on a dû refuser des bons sujets.
    * Florian aurait voulu s’occuper correctement des deux salles mais n’a pas pu.
    * Il faut un responsable de conférence (gestion du temps, des conférenciers) et un responsable régie. Si on a 4 personnes on peut faire deux salles.
    * François Aubriot n’est pas venu parce qu’il n’avait pas compris que sa participation était retenue.
      * => Mieux communiquer qu’ils sont accepté. Et préciser les modalités (arriver à l’avance pour tester les micros/écrans/ordis…
      * => Mieux communiquer avec les conférenciers pour préciser abri-PC (sac couchage/affaires toilettes), ou hôtel.
    * Captation son/vidéo
      * Florian signale (dans son mail) qu’il fera différemment
  * Repas
    * bien mangé, bien bu
    * gestion groupée pour restauration déléguée et autogérée. Ca a bien fonctionné.
  * Déplacement
    * pas de neige, un peu de verglas.
    * gestion des déplacements des conférenciers pas évident pour Florian (four et moulin…)
  * Rangement et gestion des lieux
    * tout bien, rapide et ok.
  * Inscriptions
    * Une vision plus clair pour les inscriptions: une gomette ou autre pour savoir qui est inscrit à quoi
  * Réseau et connectique
    * Retour très bon, malgré les exigences de connexions
    * Pourrait-on mettre le voucher sur le badges (que ne ce soit pas visible)
      * un système de voucher en QR code facile à scanner avec les appareils
  * Signalétique & organisation sur place
    * Panneau pour accueil (grand!)
    * Plan avec les différents lieux, centralisé à l’accueil.
    * Meilleure signalétique en fonction de la répartition des espaces
    * Panneau avec les différentes infos, notamment pour connexion réseau:
      * QRcode (individuel)
      * Procédure Wifi
    * Les badges étaient bien
  * Communication externe
    * contenus mis trop tard.
    * Plus de tutoiement/mais vous collectif
  * Site web
    * ben y va bien
    * Seb a repris le site de Libre et vous + module d’inscription.
    * avoir une page de budget pour les demandes de soutien serait bien!
  * Logistique et matériel à obtenir
    * ça a bien joué, c’est assez rôdé.
    * même la machine à café pour laquelle on a dû changé de plan mais ça a bien joué aussi.
    * florian a géré tout le matériel de conférence

==== RHL 2021 - prochaine édition ====

  * Date: 29-31 janvier
  * Réservation: fait
  * Espace à disposition: inconnu
  * Créer des modèle de mails pour invitation, invitations conférenciers, confirmations. confirmations conférences, check-list avant de venir, réservation hôtel/lit.
  * Inscriptions: avoir une vision plus claire de qui s’inscrit à quoi, surtout pour la gestion des repas.
  * Demander les plans de l’espace pour la signalétique (suffisamment tôt pour les préparer)
  * Faire une communication relativement tôt, même si on n’a pas d’infos on peut communiquer sur ce qu’il y avait l’an dernier.
  * Communication externe
    * viser les grandes écoles: il faut contacter la direction 6-8 mois à l’avance, éventuellement avec demande de sponsoring
    * éventuellement prévoir un meeting de rédaction de mail.
  * Site web
    * avoir une page de budget pour les demandes de soutien serait bien!
  * Hébergement
    * il faut vérifier qu’on n’ait pas besoin de payer si on ne fait pas l’événement (confinement)

==== Plan B en cas de re-confinement ====

Il faut tester cela sur un Samedi du Libre pour vérifier le fonctionnement du tout.

Florian/Seb et Josue ont trouvé un moyen de faire de streaming

<code>
   * Jitsi: 3 personnes - Conférencier/resp conf/diffuseur
   * Outil de streaming - avec chat (type twitch)
   * Matériel: serveur de diffusion/ordi/connexion internet
</code>
  * En cas de confinement que fait-on avec la salle physique? Se renseigner auprès de la commune.
  * Prévoir la procédure de connexion
  * Matériel en cas de distanciation: gel hydroalcoolique, masques…

==== SLO - activité 2020 ====

  * Est-ce que Swisslinux organise des activités en ligne pendant la période de confinement ?
    * 8 juin pour réunion de plus que 5 personnes. (max 15 avec distanciation sociale?) à confirmer le 27 mai par le Conseil Fédéral.
    * on prévoit des activités en ligne:
      * samedi du libre en ligne pour juin: Seb s’en occupe, il compte sur Florian pour voir quelle type de plateforme pourrait convenir.
      * Grillades: Emmanuelle a un petit bbc pour 5-7 personnes + une tente si qqn passe la prendre en voiture. Traditionnellement on prévoit mi-août. Rentrée scolaire Vaud/Genève le 24 Août.
      * Geekeries prévues en physique à l’automne, on verra si on peut.
  * Il faut communiquer sur les différentes activités: des projets sont lancés mais on ne sait pas ce qui se passe et ça s’essouffle
    * relancer la NL?
    * poursuivre des réunions en vidéoconférences plus régulières
  * Où peut-on trouver le PV de l’AG 2020 ? => c’est Rodolphe qui l’a pris
  * Participation de SLO à la rencontre du printemps de https://www.societe-numerique.ch/
    * Sebseb représentera SLO, Lixette en soutien
    * Emmanuelle représente le PPVD-OpenRomandie

==== Besoin du comité SLO ====

Accès comptabilité au nouveau trésorier

Secrétaire pour la communication

Mentor pour l’accueil des nouveaux membres

Mise ne place d’une procédure pour le travail du comité SLO

===== TODO =====

  * Mise en place d’un calendrier pour les RHL 21
    * 29-31 janvier
    * -15 jours: nombre d’inscrits
    * fin décembre pré-programme relativement finalisé (pour motiver les gens à venir)
    * mi-octobre conf phare/
    * Septembre save the date - invitation aux sujet thème
    * Août conférencier phare
    * Juillet choix du thème (idées: applications de pistages, fracture numérique pour télétravail/études…)
    * Juin: collecte des thèmes
  * Réunion de rédaction
  * Test de du système “Plan B”
  * Calendrier de communication
  * Site web
    * Page budget / sponsor
  * Communication en cas de plan B
  * Signalétique pour l’accueil
  * Mettre sur le wiki le PV de l’AG
  * Paiement RHL
  * Plan du vallon

===== Prochaine réunion =====

Dimanche 5 juillet 2020 à 14h
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