Ceci est une ancienne révision du document !
Avec ce qu'on pourrait améliorer par département:
Site internet
A bien fonctionné
Il est compliqué d'ajouter les slots des conférences (si on modifie la durée d'un slot il faut tout refaire) → proposition de workaround de faire un
PDF pour le programme provisoire
réseau et connectique
Supports de communication (logo, design, badges)
Communication externe (Twitter, Framasphere*) & Invitations aux associations partenaires
restauration déléguée
restauration autogérée (café, fondue, apéro)
Chaotique, pas de boissons sucrées, la machine a café a posé problème (pièce interne cassée) → proposition de sebseb01 de prendre une RC pour le prochain événement. Problème de réchaud, il y avait de l'alcool liquide au lieu du gel, des linges ont servi de mèches. Il y a eu peu de reste en fin d'événement et tout a été repris. Les petits déjeuner ont bien fonctionné.
hébergement/locaux
Sans surprise, très bien, nettoyage s'est fait de manière agréable, les participants ont donné un coup de main.
La salle de spectable (grande salle, qui n'est pas celle qui a été payée) était agréable.
On a payé le juste prix (la facturation était cette fois correcte pour les nuitées).
L'espace devant les arches (accès garage locataire) n'est pas un parking, à recommuniquer et prévoir dans la signalétique (il y a eu des plaintes du locataire)
L'accès des participants s'est fait par l'entrée à côté du réfectoire, il faut prévoir de communiquer sur la nouvelle entrée + signalétique
conférences (matériel et programme)
Le micro cravate a été oublié
Trépied vidéo a été oublié
Prévoir un meilleur matériel son (mixage, micro filaire, micro sans-fil pour les questions)
Une amplification audio des conférencier·ères aurait été souhaitable
La formule “samedi conférence” et “dimanche AG” a bien fonctionné, quelques personnes surprises par le changement
Enregistrement vidéo des conférences
Globalement bon, quelques de défaut de son, toutes publiées sur peertube.ch
Gros problème de format (optimisation), les fichiers étaient trop gros à traiter (12 Go contre 3 Go une fois sur peertube)
Signalétique & organisation sur place
Signalétique a bien joué, la couleur aurait été préférable pour être plus distinguable
Une signalétique A3 serait bienvenue, voir aussi avec Siegi (si présent) pour possibilité impression A0
La signalétique wifi aurait pu être imprimée avant, prévoir code QR pour connexion automatique
Organisation sur place a bien joué, le fait de ne pas avoir la petite salle mais la salle de spectable a évité que les participant·e·s ne doivent circuler par la cuisine
Un plan aurait permis de définir les tracés des participant·e·s: accès aux RHL depuis la gare, en voiture, espace de déchargement
Gestion des déchets bien améliorée, il y avait une poubelle de tri
Prévoir un questionnaire en amont pour le debriefing post RHL
Une discussion doit avoir lieu pour la prochaine de l'événement
Logistique et matériel à obtenir: répartition
Est-ce que l'on reprend la salle au Vallon à Saint-Cergue ?
Si choix d'une autre salle, quels prérequis sont à prendre en compte pour la sélection ?
Dortoirs, salle de conférence, cuisine, espace commun, réfectoire
Il faut poser la question sur la mailing-list pour savoir si quelqu'un a une idée de salle
Il pourrait y avoir de nouvelles personnes avec certaines participations (prof d'hepia éventuellement intéressé à proposer une conférence, cela pourrait ramener du sang neuf).
on pourrait démarcher davantage pour remplir deux salles.
→ pour cela il faudrait démarcher sur des thèmes précis, donc il faudrait prévoir un thème. Attention: la seconde salle est maintenant une salle de classe donc ce serait soit le grand hall, soit la salle de spectacle.
thème 2019: la sécurité? la pollution et l'exploitation des ressources? exploitation en général (humaine, matière première etc.) ou “Exploit”? → organiser un atelier capture the flag.
→ à creuser pour la prochaine fois avec les ateliers et conférences en lien.
Il pourrait être possible de retransmettre en direct, peut-être à creuser.
Site internet (technique)
Site internet (contenu)
réseau et connectique
Supports de communication (logo, design, badges)
Communication externe (Twitter, Framasphere*) & Invitations aux associations partenaires
restauration déléguée
restauration autogérée (café, fondue, apéro)
hébergement
conférences (matériel et programme)
Enregistrement vidéo des conférences
Signalétique & organisation sur place
Logistique et matériel à obtenir: répartition
Confirmer la salle -
ASAP → Postroutine
Save the date & Appel aux conférences - début octobre → Lixette fait un brouillon, et relaie à la liste rhl.
Appel aux inscriptions - début novembre
Fermeture du programme - 15 décembre
Fermeture des inscriptions - 10 janvier
Le framaboard a été peu utilisé. A voir ce qui pourrait être utile: forge? autre? A voir pour la prochaine fois!
sebseb01
Postroutine
Lixette
Tout le monde