Réunion d'organisation des RHL 2023 15 octobre 2022

Lieu: Rue Caroline 16, 1003 Lausanne

En ligne: https://meet.webconf.ch/rhl-orga

• Sébastien Piguet (SPI)
• Sébastien Gendre (SGE)
• Emmanuelle Germond (EGE)
• Florian Siegenthaler (FSI)

• Commandes de nourriture
• Boucler les inscriptions
• Point des finances
• Dernière annonce (2 semaines avant, 1 semaine et 1 jour)
• Plan secours reconfinement

Tâches pour cette réunion (* si possible)

• Plan de la salle
• Machine à café
• Nourriture et grignotage
• Rechercher des bénévoles pour le week-end *

• Rechercher des bénévoles pour le week-end *

• Mail presse
• Mail programme
• Ajustement du programme pour les différents réseaux
• Mail sponsor + programme
• Rechercher des bénévoles pour le week-end *

• Valider les confs
• Préparer le programme
• Commande câbles XLR
• Rechercher des bénévoles pour le week-end *

• Statut des conférences et clôture des inscriptions
• Statut des réservations et clôture des inscriptions
• Plan de secours en cas de reconfinement

• Rappel du programme
• Rappel de l'événement
• 25 janvier rappel de réservation avec conditions météo et plan d'accès

• Commande de nourriture
  • 10kg de fondue, sugus, vins, vins sans sulfites, bières (Arnaud)
  • commande pour 40-45 personnes le samedi
  • 35-40 personnes pour le reste

• FSI vient à midi le 27. Il a absolument besoin de l'accès au local du concierge. SPI pourra se coordonner avec le concierge pour fixer un rdv précis et être sûr de la présence du concierge.

• Pas de nouvelle pour la signalétique, FSI donne une liste à EGE qui les fera le mercredi avant.
  • EGE dit qu'elle les plastifiera pour qu'on les aient l'année prochaine !!
  • Apparement SPI a des nouvelles et n'est pas inquiet. Donc on attend la dernière minute.

• Affiche de conférence A3 pour les portes de la salle
• Flyer avec les logos des sponsors et programme pour les visiteurs

Ex.: https://next.egermond.ch/index.php/s/ikZfN9W4fjSrecP

3000CHF prévu

500 CHF pour les chef

Budget nourriture 3500

25CHF/personnes (ceux qui dorment) avec petit déj et taxe de séjour inclus.

350CHF/jour - Hall et grande salle

Budget de 1700 pour la salle

Slo 2000 + 500 pour le repas de midi des membres

Nym 1000

SNN en nature

Evolix 100

PTL 100

FSN 100

Rentrée attendue des réservations: 2850

Budget actuel 6650

• Accueil: → SPI contacte Lixette
• Repas préparation: SyPI
• Vaisselle: surplace
• Installation salles
• Finance
• Soins légers
• Guide de haute montagne

Pas de prochaine réunion: rdv au RHL

Tâches pour la prochaine réunion (* si possible)

• Acheter la nourriture
• Assurer un rdv pour l'accès au local du concierge pour FSI
• Rechercher des bénévoles pour le week-end *

• Ajouter FairSocialNet au sponsors flocon
• Rechercher des bénévoles pour le week-end *

• Envoi de mails de rappel d'inscription + programme
• Envoi de mails de directions + lieu le vendredi matin
• Fait la signalétique le mercredi avant
• Pouet quotidien sur le compte RHL présentation des conf
• Affiche + flyer de programme pour conférences et atelier
• Rechercher des bénévoles pour le week-end *

• Faire liste de la signalétique pour EGE
• Rechercher des bénévoles pour le week-end *