Réunion d'organisation des RHL 2023 15 octobre 2022

Lieu: Rue Caroline 16, 1003 Lausanne

En ligne: https://meet.webconf.ch/rhl-orga

• Sébastien Piguet (SPI)
• Sébastien Gendre (SGE) (absent)
• Emmanuelle Germond (EGE)
• Florian Siegenthaler (FSI)

• Boucler le programme des conférences
• Annoncer le programme
• Resultat des test supplémentaire (matériel technique)
• Enregistrement / diffusion (FSI)
• Confirmation matériel disponible
• Liste des besoins en bénévoles

Tâches pour la prochaine réunion (* si possible)

• Plans pour la prochaine fois
• Rechercher des bénévoles pour le week-end *

• Venir
• Rechercher des bénévoles pour le week-end *

• Dans le modèle pour les conférenciers mettre sur les droits d'auteurs (on sera en CC-BY-SA) Il acceptent d'être enregistrer et éventuellement diffuser en direct
• Demander de se s'enregistrer aux inscrits.
• Rechercher des bénévoles pour le week-end *

• Répondre aux conférenciers
• Rechercher des bénévoles pour le week-end *

• Statut des conférences et clôture des inscriptions
• Statut des réservations
  • Déjà une quinzaine, sans programme. Cela nous permettra de prévoir une bonne réception au programme qui suivra.

• Ajout du tableau de sponsoring (3 png a mettre dans le site web)
  • Page accueil
  • Page paiement
• Finalisation du pré-programme
• Nouvelle page DIRECT a rajouter au menu (1 png a mettre dans site web)
• La page Organisations participantes a aussi été mis à jour pour contenir les noms des sponsors par catégories

• Lancer un appel des besoins de bénévoles et d'appel aux soutiens financiers
• Annonce du programme

• Trouver une machine à café (SPI)

également utilisable pour un reconfinement

• FSI va vérifier le matériel de SPI dans la semaine
• FSI confirme le matériel de EGE suivant
  • Uphoria carte son 2 entrée USB https://www.behringer.com/product.html?modelCode=P0AUX
  • Webcam Papalook https://www.papalook.com/products/2021-2k-ultra-hd-webcam-papalook-pa930-1080p-60fps-live-streamcam-wit
  • Double micro à main (réf inconnue)
  • RapsberryPi (déjà pris) boîtier légo et carte microSD de 16GB
  • Écran tactile 24' https://iiyama.com/fr_fr/produits/prolite-t2435msc-b2/

Discussion fournir sur le setup réseaux pour s'assurer une connexion de qualité,respectant la loi et permettant d'avoir le meilleur accès possible pour les activités et ateliers prévus.

• Table de grignote
  • Sugus, cacahuètes, mandarines, napoltains, flutes
• Machine à café

• CCDigitalLaw 450.-

• 2 cables XLR 30-50m (300.-)

Confirmer les besoins de bénévoles

• Accueil:
• Repas préparation: SyPI
• Vaisselle: surplace
• Installation salles
• Finance
• Soins légers
• Guide de haute montagne

Prochaine réunion: dimanche 14 janvier 2022 à 14h

Ordre du jour de la prochaine réunion

Tâches pour la prochaine réunion (* si possible)

• Plan de la salle
• Machine à café
• Nourriture et grignotage
• Rechercher des bénévoles pour le week-end *

• Finaliser les modifications du site web
• Charger les images référencées sur index, paiement, organisations participantes
• Charger l'image de direct
• Ajouter la page direct au menu
• Rechercher des bénévoles pour le week-end *

• Mail presse
• Mail programme
• Ajustement du programme pour les différents réseaux
• Mail sponsor + programme
• Rechercher des bénévoles pour le week-end *

• Valider les confs
• Préparer le programme
• Commande câbles XLR
• Rechercher des bénévoles pour le week-end *