Emmanuelle
Eggman
Lixette
Sébastien G
Sébastien P
Josué
Björn
RHL - bilan
RHL - prochaine édition
SLO - activité 2020
bilan financier mitigé (moins de monde, plus d’espace)
Lieu plus grand: vraiment bien. La séparation entre rez (repas/cuisine) et premier étage (hacking/activité) pas forcément facile à gérer. Le passage entre les deux n’était pas fluide. Peut-être modifications pour l’an prochain (l’école est rénovée, donc re-répartition des activités, potentiellement des salles libérées pour nous).
Conférences:
difficile d’avoir deux conférences en même temps. Là on a fait premier arrivé, premier servi et on a dû refuser des bons sujets.
Florian aurait voulu s’occuper correctement des deux salles mais n’a pas pu.
Il faut un responsable de conférence (gestion du temps, des conférenciers) et un responsable régie. Si on a 4 personnes on peut faire deux salles.
François Aubriot n’est pas venu parce qu’il n’avait pas compris que sa participation était retenue.
⇒ Mieux communiquer qu’ils sont accepté. Et préciser les modalités (arriver à l’avance pour tester les micros/écrans/ordis…
⇒ Mieux communiquer avec les conférenciers pour préciser abri-PC (sac couchage/affaires toilettes), ou hôtel.
Captation son/vidéo
Repas
Déplacement
pas de neige, un peu de verglas.
gestion des déplacements des conférenciers pas évident pour Florian (four et moulin…)
Rangement et gestion des lieux
Inscriptions
Réseau et connectique
Retour très bon, malgré les exigences de connexions
Pourrait-on mettre le voucher sur le badges (que ne ce soit pas visible)
Signalétique & organisation sur place
Panneau pour accueil (grand!)
Plan avec les différents lieux, centralisé à l’accueil.
Meilleure signalétique en fonction de la répartition des espaces
Panneau avec les différentes infos, notamment pour connexion réseau:
QRcode (individuel)
Procédure Wifi
Les badges étaient bien
Communication externe
Site web
Logistique et matériel à obtenir
ça a bien joué, c’est assez rôdé.
même la machine à café pour laquelle on a dû changé de plan mais ça a bien joué aussi.
florian a géré tout le matériel de conférence
Date: 29-31 janvier
Réservation: fait
Espace à disposition: inconnu
Créer des modèle de mails pour invitation, invitations conférenciers, confirmations. confirmations conférences, check-list avant de venir, réservation hôtel/lit.
Inscriptions: avoir une vision plus claire de qui s’inscrit à quoi, surtout pour la gestion des repas.
Demander les plans de l’espace pour la signalétique (suffisamment tôt pour les préparer)
Faire une communication relativement tôt, même si on n’a pas d’infos on peut communiquer sur ce qu’il y avait l’an dernier.
Communication externe
viser les grandes écoles: il faut contacter la direction 6-8 mois à l’avance, éventuellement avec demande de sponsoring
éventuellement prévoir un meeting de rédaction de mail.
Site web
Hébergement
Il faut tester cela sur un Samedi du Libre pour vérifier le fonctionnement du tout.
Florian/Seb et Josue ont trouvé un moyen de faire de streaming
* Jitsi: 3 personnes - Conférencier/resp conf/diffuseur
* Outil de streaming - avec chat (type twitch)
* Matériel: serveur de diffusion/ordi/connexion internet
En cas de confinement que fait-on avec la salle physique? Se renseigner auprès de la commune.
Prévoir la procédure de connexion
Matériel en cas de distanciation: gel hydroalcoolique, masques…
Est-ce que Swisslinux organise des activités en ligne pendant la période de confinement ?
Il faut communiquer sur les différentes activités: des projets sont lancés mais on ne sait pas ce qui se passe et ça s’essouffle
Où peut-on trouver le PV de l’AG 2020 ? ⇒ c’est Rodolphe qui l’a pris
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Accès comptabilité au nouveau trésorier
Secrétaire pour la communication
Mentor pour l’accueil des nouveaux membres
Mise ne place d’une procédure pour le travail du comité SLO
Mise en place d’un calendrier pour les RHL 21
29-31 janvier
-15 jours: nombre d’inscrits
fin décembre pré-programme relativement finalisé (pour motiver les gens à venir)
mi-octobre conf phare/
Septembre save the date - invitation aux sujet thème
Août conférencier phare
Juillet choix du thème (idées: applications de pistages, fracture numérique pour télétravail/études…)
Juin: collecte des thèmes
Réunion de rédaction
Test de du système “Plan B”
Calendrier de communication
Site web
Communication en cas de plan B
Signalétique pour l’accueil
Mettre sur le wiki le PV de l’AG
Paiement RHL
Plan du vallon
Dimanche 5 juillet 2020 à 14h