RHL 2019, debriefing et réunion 1 pour RHL 2020

Samedi 6 juillet à 14:00, Aux Brasseurs à Nyon. (carte)

Lixette, Sebseb01, Siegi, Seb.
Excusé: OdyX (dispo par IRC)
PV: Siegi, complété par Lixette.

Avec ce qu'on pourrait améliorer par département:

• A globalement bien fonctionné
• Il est compliqué d'ajouter les slots des conférences (la durée des slot est définir en amont, si on modifie la durée d'un slot il faut tout refaire) → proposition de workaround de faire un PDF pour le programme provisoire, ou de prévoir des slots courts (30mn ou 15 mn) et dupliquer les infos pour les plus longues interventions.
• mettre un lien pour réinitialiser le mot de passe/récupérer le mdp sur le site web.

• Le réseau a fonctionné que tardivement (22h), la faute à un manque de matériel pour monter le VPN (impossibilité de faire des VLAN), il aurait fallu une carte réseau supplémentaire, plus quelques difficultés avec la partie attribution des adresses IPv4 publiques. A un moment le DHCP était saturé (sur ~250 adresses), raccourcissement des baux et suppression des existants.
• La couverture Wi-Fi n'était pas bonne à la salle de conférence (manque de câble patch + coupleur)
• → Importance de bien communiquer entre nous (Sebseb01 avait du matériel qui aurait pu servir)
• La signalétique wifi aurait pu être imprimée avant, prévoir code QR pour connexion automatique

• Fait tardivement mais a bien fonctionné.
• Les badges étaient bien (un peu grands, parce qu'on avait encore tout le matériel pour cette taille).

• Le relais a été fait sur Framasphère/Diaspora
• La liste des associations partenaires a été contactée
• Une personne de Paris a proposé de faire de la communication pour l'édition 2019 (se proposait de relayer un communiqué de presse à différents médias français), à contacter éventuellement pour l'édition 2020.

• Tout a bien fonctionné, le gâteau de dimanche était bon avec un joli dessin dessus !
• Il y a eu peu de restes.

• Des manques ont dû être comblés sur place: pas de boissons sucrées et pas le bon alcool pour les réchauds à fondue (des linges ont été sacrifiés)
• Il y a eu un problème avec la machine à café (pièce interne cassée) → proposition de sebseb01 de prendre une RC pour le prochain événement.
• Les petits déjeuner ont bien fonctionné.
• Il y a eu peu de restes en fin d'événement et tout a été repris → amener des boites pour les restes a bien fonctionné.

• Après les péripéties de locations suite au problème de paiement de l'année dernière, ça s'est bien passé.
• Endroit habituel, donc sans surprise.
• La salle de spectacle (grande salle, qui n'est pas celle qui a été payée) était agréable.
• L'accès des participants s'est fait par l'entrée à côté du réfectoire, il faut prévoir de communiquer sur la nouvelle entrée + signalétique
• On a payé le juste prix (la facturation était cette fois correcte pour les nuitées).
• Les participants ont spontanément donné un coup de main pour le nettoyage: très agréable! (evt. prévoir des listes de tâches à faire)
• L'espace devant les arches (accès garage locataire) n'est pas un parking, à recommuniquer et prévoir dans la signalétique (il y a eu des plaintes du locataire)

• Le matériel de vidéo avait été oublié: il a fallu broder avec différents prêts (micro-cravate, trépied,…).
• Prévoir un meilleur matériel son (mixage, micro filaire, micro sans-fil pour les questions)
• Une amplification audio des conférencier·ères aurait été souhaitable (surtout dans la salle de spectacle (plus grande))
• La formule “samedi conférence” et “dimanche AG” a bien fonctionné, quelques personnes surprises par le changement

• Globalement bon, quelques de défaut de son, toutes publiées sur peertube.ch
• Problème de format (optimisation), les fichiers étaient trop gros à traiter (12 Go contre 3 Go une fois converti en 3 formats dont HQ sur peertube)

• Signalétique, plus petite et plus pérenne a bien joué,
• Pour certains éléments, notamment les affiches, une version A3 et en couleur aurait été préférable. (Le papa de Siegi a la possibilité d'imprimer en A0)
• La signalétique wifi aurait pu être imprimée avant, prévoir code QR pour connexion automatique

• Organisation sur place a bien joué, le fait de ne pas avoir la petite salle mais la salle de spectacle a évité que les participant·e·s ne doivent circuler par la cuisine
• Un plan aurait permis de définir les tracés des participant·e·s: accès aux RHL depuis la gare, en voiture, espace de déchargement
• Gestion des déchets bien améliorée, il y avait une poubelle de tri
• Prévoir un questionnaire en amont pour le debriefing post RHL

• A bien joué globalement

Plusieurs dates vont poser problème: du 9 au 22 janvier, il y aura Lausanne 2020 (JO de la Jeunesse, impactant aussi Saint-Cergue). Les vacances de février en Genève et Vaud durent du 9 au 23 février.

• 25-26 janvier (Attention: pendant les exas hepia)
• 1-2 février (Attention: p-ê w-e du Fosdem?)
• 29 février au 1er mars
• Demander sur la mailing-list si les dates conviennent. Sebseb01 regarde si le centre du Vallon est disponible

• Est-ce que l'on reprend la salle au Vallon à Saint-Cergue ?
• Si choix d'une autre salle, quels prérequis sont à prendre en compte pour la sélection ?
  • Dortoirs, salle de conférence, salle supplémentaire (ateliers, conférences…), cuisine, espace commun, réfectoire
  • Il faut poser la question sur la mailing-list pour savoir si quelqu'un a une idée de salle: on prospecte pendant l'été, si on n'a rien d'autre, on réserve le Vallon à la rentrée de septembre.

• On pourrait inviter un intervenant ou un groupe (éventuellement on pourrait faire une thématique autour de cette conférence).

Fin août - début septembre.

• Lixette relaie ce PV à la liste + choix date + question salle
• Chacun communique ses objections et préférences de dates.
• Chacun communique les salles qui pourraient convenir (cf prérequis ci-dessus)
• Sebseb01 contacte le Vallon pour savoir si les dates envisagées sont libres ou non. Si peu de dates libres, on peut mettre une option qu'on confirmerait en septembre.
• Chacun rempli la wishlist pour des conférencier·ère·s à inviter.

• Liste des choses à prendre
• Liste de courses
• RHL 2020: wishlist de conférenciers