====== Réunion d'organisation des RHL 2023 15 octobre 2022 ====== Lieu: [[https://sdmb.ch/local/|Rue Caroline 16, 1003 Lausanne]] En ligne: [[https://meet.webconf.ch/rhl-orga|https://meet.webconf.ch/rhl-orga]] ===== Présents: ===== * Sébastien Piguet (SPI) * Sébastien Gendre (SGE) * Emmanuelle Germond (EGE) * Florian Siegenthaler (FSI) ===== Ordre du jour: ===== * Commandes de nourriture * Boucler les inscriptions * Point des finances * Dernière annonce (2 semaines avant, 1 semaine et 1 jour) * Plan secours reconfinement ==== Tâches ==== Tâches pour cette réunion (* //si possible//) === Sébastien Piguet === * Plan de la salle * Machine à café * Nourriture et grignotage * * //Rechercher des bénévoles pour le week-end *// === Sébastien Gendre === * * //Rechercher des bénévoles pour le week-end *// === Emmanuelle Germond === * Mail presse * Mail programme * Ajustement du programme pour les différents réseaux * Mail sponsor + programme * //Rechercher des bénévoles pour le week-end *// === Florian Siegenthaler === * Valider les confs * Préparer le programme * Commande câbles XLR * //Rechercher des bénévoles pour le week-end *// ===== PV ===== ==== Programme ==== * Statut des conférences et clôture des inscriptions * Statut des réservations et clôture des inscriptions * Plan de secours en cas de reconfinement ==== Communication ==== === Courriels === * Rappel du programme * Rappel de l'événement * 25 janvier rappel de réservation avec conditions météo et plan d'accès * === Pouet === ==== Matériel ==== === Locaux === == Situation du local == * Commande de nourriture * 10kg de fondue, sugus, vins, vins sans sulfites, bières (Arnaud) * commande pour 40-45 personnes le samedi * 35-40 personnes pour le reste * FSI vient à midi le 27. Il a absolument besoin de l'accès au local du concierge. SPI pourra se coordonner avec le concierge pour fixer un rdv précis et être sûr de la présence du concierge. * Pas de nouvelle pour la signalétique, FSI donne une liste à EGE qui les fera le mercredi avant. * EGE dit qu'elle les plastifiera pour qu'on les aient l'année prochaine !! * Apparement SPI a des nouvelles et n'est pas inquiet. Donc on attend la dernière minute. * Affiche de conférence A3 pour les portes de la salle * Flyer avec les logos des sponsors et programme pour les visiteurs Ex.: https://next.egermond.ch/index.php/s/ikZfN9W4fjSrecP == Résultat des tests réseaux == == Résultat des test de la scène == === Matériel audio / vidéo === === Matériel réseaux === ==== Finances ==== === Budget === == Coût du matériel technique == == Coût de nourriture == 3000CHF prévu 500 CHF pour les chef Budget nourriture 3500 == Coûts annexes == 25CHF/personnes (ceux qui dorment) avec petit déj et taxe de séjour inclus. 350CHF/jour - Hall et grande salle Budget de 1700 pour la salle === Sponsors === Slo 2000 + 500 pour le repas de midi des membres Nym 1000 SNN en nature Evolix 100 PTL 100 FSN 100 Rentrée attendue des réservations: 2850 Budget actuel 6650 ==== Bénévoles ==== * Accueil: -> SPI contacte Lixette * Repas préparation: SyPI * Vaisselle: surplace * Installation salles * Finance * Soins légers * Guide de haute montagne ===== Clôture ===== Pas de prochaine réunion: rdv au RHL ==== Tâches ==== Tâches pour la prochaine réunion (* //si possible//) === Sébastien Piguet === * Acheter la nourriture * Assurer un rdv pour l'accès au local du concierge pour FSI * //Rechercher des bénévoles pour le week-end *// === Sébastien Gendre === * Ajouter FairSocialNet au sponsors flocon * //Rechercher des bénévoles pour le week-end *// === Emmanuelle Germond === * Envoi de mails de rappel d'inscription + programme * Envoi de mails de directions + lieu le vendredi matin * Fait la signalétique le mercredi avant * Pouet quotidien sur le compte RHL présentation des conf * Affiche + flyer de programme pour conférences et atelier * //Rechercher des bénévoles pour le week-end *// === Florian Siegenthaler === * Faire liste de la signalétique pour EGE * //Rechercher des bénévoles pour le week-end *//