====== Réunion SLO-RHL – 2 mai 2020 – 20h30 ====== ===== Présents ===== * Emmanuelle * Eggman * Lixette * Sébastien G * Sébastien P * Josué * Björn ==== Absents (excusé*) ==== * Florian * Didier * Rodolphe ne fait que passer ===== Lieu: ===== [[https://framatalk.org/9gghswsisslinuxorg]] ===== Ordre du jour ===== * RHL - bilan * RHL - prochaine édition * SLO - activité 2020 ===== Procès-verbal ===== ==== RHL - bilan ==== * bilan financier mitigé (moins de monde, plus d’espace) * Manque de nouvelles et d’informations Sebseb les recontactera * Lixette rappelle de rembourser les conférenciers en premier (exodus Privacy) * Lieu plus grand: vraiment bien. La séparation entre rez (repas/cuisine) et premier étage (hacking/activité) pas forcément facile à gérer. Le passage entre les deux n’était pas fluide. Peut-être modifications pour l’an prochain (l’école est rénovée, donc re-répartition des activités, potentiellement des salles libérées pour nous). * Conférences: * difficile d’avoir deux conférences en même temps. Là on a fait premier arrivé, premier servi et on a dû refuser des bons sujets. * Florian aurait voulu s’occuper correctement des deux salles mais n’a pas pu. * Il faut un responsable de conférence (gestion du temps, des conférenciers) et un responsable régie. Si on a 4 personnes on peut faire deux salles. * François Aubriot n’est pas venu parce qu’il n’avait pas compris que sa participation était retenue. * => Mieux communiquer qu’ils sont accepté. Et préciser les modalités (arriver à l’avance pour tester les micros/écrans/ordis… * => Mieux communiquer avec les conférenciers pour préciser abri-PC (sac couchage/affaires toilettes), ou hôtel. * Captation son/vidéo * Florian signale (dans son mail) qu’il fera différemment * Repas * bien mangé, bien bu * gestion groupée pour restauration déléguée et autogérée. Ca a bien fonctionné. * Déplacement * pas de neige, un peu de verglas. * gestion des déplacements des conférenciers pas évident pour Florian (four et moulin…) * Rangement et gestion des lieux * tout bien, rapide et ok. * Inscriptions * Une vision plus clair pour les inscriptions: une gomette ou autre pour savoir qui est inscrit à quoi * Réseau et connectique * Retour très bon, malgré les exigences de connexions * Pourrait-on mettre le voucher sur le badges (que ne ce soit pas visible) * un système de voucher en QR code facile à scanner avec les appareils * Signalétique & organisation sur place * Panneau pour accueil (grand!) * Plan avec les différents lieux, centralisé à l’accueil. * Meilleure signalétique en fonction de la répartition des espaces * Panneau avec les différentes infos, notamment pour connexion réseau: * QRcode (individuel) * Procédure Wifi * Les badges étaient bien * Communication externe * contenus mis trop tard. * Plus de tutoiement/mais vous collectif * Site web * ben y va bien * Seb a repris le site de Libre et vous + module d’inscription. * avoir une page de budget pour les demandes de soutien serait bien! * Logistique et matériel à obtenir * ça a bien joué, c’est assez rôdé. * même la machine à café pour laquelle on a dû changé de plan mais ça a bien joué aussi. * florian a géré tout le matériel de conférence ==== RHL 2021 - prochaine édition ==== * Date: 29-31 janvier * Réservation: fait * Espace à disposition: inconnu * Créer des modèle de mails pour invitation, invitations conférenciers, confirmations. confirmations conférences, check-list avant de venir, réservation hôtel/lit. * Inscriptions: avoir une vision plus claire de qui s’inscrit à quoi, surtout pour la gestion des repas. * Demander les plans de l’espace pour la signalétique (suffisamment tôt pour les préparer) * Faire une communication relativement tôt, même si on n’a pas d’infos on peut communiquer sur ce qu’il y avait l’an dernier. * Communication externe * viser les grandes écoles: il faut contacter la direction 6-8 mois à l’avance, éventuellement avec demande de sponsoring * éventuellement prévoir un meeting de rédaction de mail. * Site web * avoir une page de budget pour les demandes de soutien serait bien! * Hébergement * il faut vérifier qu’on n’ait pas besoin de payer si on ne fait pas l’événement (confinement) ==== Plan B en cas de re-confinement ==== Il faut tester cela sur un Samedi du Libre pour vérifier le fonctionnement du tout. Florian/Seb et Josue ont trouvé un moyen de faire de streaming * Jitsi: 3 personnes - Conférencier/resp conf/diffuseur * Outil de streaming - avec chat (type twitch) * Matériel: serveur de diffusion/ordi/connexion internet * En cas de confinement que fait-on avec la salle physique? Se renseigner auprès de la commune. * Prévoir la procédure de connexion * Matériel en cas de distanciation: gel hydroalcoolique, masques… ==== SLO - activité 2020 ==== * Est-ce que Swisslinux organise des activités en ligne pendant la période de confinement ? * 8 juin pour réunion de plus que 5 personnes. (max 15 avec distanciation sociale?) à confirmer le 27 mai par le Conseil Fédéral. * on prévoit des activités en ligne: * samedi du libre en ligne pour juin: Seb s’en occupe, il compte sur Florian pour voir quelle type de plateforme pourrait convenir. * Grillades: Emmanuelle a un petit bbc pour 5-7 personnes + une tente si qqn passe la prendre en voiture. Traditionnellement on prévoit mi-août. Rentrée scolaire Vaud/Genève le 24 Août. * Geekeries prévues en physique à l’automne, on verra si on peut. * Il faut communiquer sur les différentes activités: des projets sont lancés mais on ne sait pas ce qui se passe et ça s’essouffle * relancer la NL? * poursuivre des réunions en vidéoconférences plus régulières * Où peut-on trouver le PV de l’AG 2020 ? => c’est Rodolphe qui l’a pris * Participation de SLO à la rencontre du printemps de https://www.societe-numerique.ch/ * Sebseb représentera SLO, Lixette en soutien * Emmanuelle représente le PPVD-OpenRomandie ==== Besoin du comité SLO ==== Accès comptabilité au nouveau trésorier Secrétaire pour la communication Mentor pour l’accueil des nouveaux membres Mise ne place d’une procédure pour le travail du comité SLO ===== TODO ===== * Mise en place d’un calendrier pour les RHL 21 * 29-31 janvier * -15 jours: nombre d’inscrits * fin décembre pré-programme relativement finalisé (pour motiver les gens à venir) * mi-octobre conf phare/ * Septembre save the date - invitation aux sujet thème * Août conférencier phare * Juillet choix du thème (idées: applications de pistages, fracture numérique pour télétravail/études…) * Juin: collecte des thèmes * Réunion de rédaction * Test de du système “Plan B” * Calendrier de communication * Site web * Page budget / sponsor * Communication en cas de plan B * Signalétique pour l’accueil * Mettre sur le wiki le PV de l’AG * Paiement RHL * Plan du vallon ===== Prochaine réunion ===== Dimanche 5 juillet 2020 à 14h