====== RHL 2019, debriefing et réunion 1 pour RHL 2020 ======

===== Infos pratiques =====

==== Quand et où ====

Samedi 6 juillet à 14:00, [[http://www.les-brasseurs.ch/site/fr/nyon/accueil/|Aux Brasseurs à Nyon]]. ([[https://osm.org/go/0CF9vzxcr?node=1577981559|carte]])

==== Qui ====
Lixette, Sebseb01, Siegi, Seb.\\
Excusé: OdyX (dispo par IRC)\\
PV: Siegi, complété par Lixette.


===== Bilan édition 2019 =====

Avec ce qu'on pourrait améliorer par département:
====Site internet====
  * A globalement bien fonctionné
  * Il est compliqué d'ajouter les slots des conférences (la durée des slot est définir en amont, si on modifie la durée d'un slot il faut tout refaire) -> proposition de workaround de faire un PDF pour le programme provisoire, ou de prévoir des slots courts (30mn ou 15 mn) et dupliquer les infos pour les plus longues interventions.
  * mettre un lien pour réinitialiser le mot de passe/récupérer le mdp sur le site web.
==== réseau et connectique ====
  * Le réseau a fonctionné que tardivement (22h), la faute à un manque de matériel pour monter le VPN (impossibilité de faire des VLAN), il aurait fallu une carte réseau supplémentaire, plus quelques difficultés avec la partie attribution des adresses IPv4 publiques. A un moment le DHCP était saturé (sur ~250 adresses), raccourcissement des baux et suppression des existants.
  * La couverture Wi-Fi n'était pas bonne à la salle de conférence (manque de câble patch + coupleur)
  * -> Importance de bien communiquer entre nous (Sebseb01 avait du matériel qui aurait pu servir)
  * La signalétique wifi aurait pu être imprimée avant, prévoir code QR pour connexion automatique
==== Supports de communication (logo, design, badges) ====
  * Fait tardivement mais a bien fonctionné.
  * Les badges étaient bien (un peu grands, parce qu'on avait encore tout le matériel pour cette taille).
==== Communication externe (Twitter, Framasphere*) & Invitations aux associations partenaires ====
  * Le relais a été fait sur Framasphère/Diaspora
  * La liste des associations partenaires a été contactée
  * Une personne de Paris a proposé de faire de la communication pour l'édition 2019 (se proposait de relayer un communiqué de presse à différents médias français), à contacter éventuellement pour l'édition 2020.
==== restauration déléguée ====
  * Tout a bien fonctionné, le gâteau de dimanche était bon avec un joli dessin dessus !
  * Il y a eu peu de restes.
==== restauration autogérée (café, fondue, apéro) ====
  * Des manques ont dû être comblés sur place: pas de boissons sucrées et pas le bon alcool pour les réchauds à fondue (des linges ont été sacrifiés)
  * Il y a eu un problème avec la machine à café (pièce interne cassée) -> proposition de sebseb01 de prendre une RC pour le prochain événement.
  * Les petits déjeuner ont bien fonctionné.
  * Il y a eu peu de restes en fin d'événement et tout a été repris -> amener des boites pour les restes a bien fonctionné. 

==== hébergement/locaux ====
  * Après les péripéties de locations suite au problème de paiement de l'année dernière, ça s'est bien passé.
  * Endroit habituel, donc sans surprise.
  * La salle de spectacle (grande salle, qui n'est pas celle qui a été payée) était agréable.
  * L'accès des participants s'est fait par l'entrée à côté du réfectoire, il faut prévoir de communiquer sur la nouvelle entrée + signalétique
  * On a payé le juste prix (la facturation était cette fois correcte pour les nuitées).
  * Les participants ont spontanément donné un coup de main pour le nettoyage: très agréable! (evt. prévoir des listes de tâches à faire)
  * L'espace devant les arches (accès garage locataire) n'est pas un parking, à recommuniquer et prévoir dans la signalétique (il y a eu des plaintes du locataire)

==== conférences (matériel et programme) ====
  * Le matériel de vidéo avait été oublié: il a fallu broder avec différents prêts (micro-cravate, trépied,…).
  * Prévoir un meilleur matériel son (mixage, micro filaire, micro sans-fil pour les questions)
  * Une amplification audio des conférencier·ères aurait été souhaitable (surtout dans la salle de spectacle (plus grande))
  * La formule "samedi conférence" et "dimanche AG" a bien fonctionné, quelques personnes surprises par le changement
==== Enregistrement vidéo des conférences ====
  * Globalement bon, quelques de défaut de son, toutes publiées sur peertube.ch
  * Problème de format (optimisation), les fichiers étaient trop gros à traiter (12 Go contre 3 Go une fois converti en 3 formats dont HQ sur peertube)
==== Signalétique ====
  * Signalétique, plus petite et plus pérenne a bien joué,
  * Pour certains éléments, notamment les affiches, une version A3 et en couleur aurait été préférable. (Le papa de Siegi a la possibilité d'imprimer en A0)
  * La signalétique wifi aurait pu être imprimée avant, prévoir code QR pour connexion automatique
==== organisation sur place ====
  * Organisation sur place a bien joué, le fait de ne pas avoir la petite salle mais la salle de spectacle a évité que les participant·e·s ne doivent circuler par la cuisine
  * Un plan aurait permis de définir les tracés des participant·e·s: accès aux RHL depuis la gare, en voiture, espace de déchargement
  * Gestion des déchets bien améliorée, il y avait une poubelle de tri
  * Prévoir un questionnaire en amont pour le debriefing post RHL

==== Logistique et matériel à obtenir ====
    * A bien joué globalement

===== RHL 2020 =====

==== Propositions de dates ====
Plusieurs dates vont poser problème: du 9 au 22 janvier, il y aura Lausanne 2020 (JO de la Jeunesse, impactant aussi Saint-Cergue). Les vacances de février en Genève et Vaud durent du 9 au 23 février.
  * 25-26 janvier (Attention: pendant les exas hepia)
  * 1-2 février (Attention: p-ê w-e du Fosdem?)
  * 29 février au 1er mars
  * Demander sur la mailing-list si les dates conviennent. Sebseb01 regarde si le centre du Vallon est disponible

==== Choix de la salle ====
  * Est-ce que l'on reprend la salle au Vallon à Saint-Cergue ?
  * Si choix d'une autre salle, quels prérequis sont à prendre en compte pour la sélection ?
    * Dortoirs, salle de conférence, salle supplémentaire (ateliers, conférences…), cuisine, espace commun, réfectoire
    * Il faut poser la question sur la mailing-list pour savoir si quelqu'un a une idée de salle: on prospecte pendant l'été, si on n'a rien d'autre, on réserve le Vallon à la rentrée de septembre.

==== Programme ====
  * On pourrait inviter un intervenant ou un groupe (éventuellement on pourrait faire une thématique autour de cette conférence).

===== A faire pour la prochaine fois =====
==== Prochaine réunion ====
Fin août - début septembre.\\
==== D'ici là: ====
  * Lixette relaie ce PV à la liste + choix date + question salle
  * Chacun communique ses objections et préférences de dates.
  * Chacun communique les salles qui pourraient convenir (cf prérequis ci-dessus)
  * Sebseb01 contacte le Vallon pour savoir si les dates envisagées sont libres ou non. Si peu de dates libres, on peut mettre une option qu'on confirmerait en septembre.
  * Chacun rempli la [[fr:association:projets:rhl:2020:wishlist|wishlist pour des conférencier·ère·s à inviter]].


===== Listes/Mémos =====
  * [[fr:association:projets:rhl:materiel|Liste des choses à prendre]]
  * [[fr:association:projets:rhl:2020:courses|Liste de courses]]
  * [[fr:association:projets:rhl:2020:wishlist|RHL 2020: wishlist de conférenciers]]