====== RHL 2018, première réunion d'organisation ======


===== Bilan =====

=== Ce qui a bien marché ===

  * Équipe cuisine externe: cool
  * Souper custom le soir: bien
  * Il a neigé, c'était la classe
  * Le réseau, c'était top
  * Les comptes et les remboursements sur place c'était OK
  * Site: budget public
  * Sponsors: plutôt bien fonctionné, sauf ceux qui ont pas payé
  * Conférences on eu du succès
  * Fondue & apéros
  * Répartition des salles c'était mieux: manger ailleurs que là où on hacke
  * Payer le vin: bien pour eux

=== Ce qui pourrait être mieux ===

  * Suivi sur les comptes après
  * Commande coop@home: la faire plus tôt! (sur place c'était trop à l'arrache)
  * Enregistrements des vidéos: pas top.
  * Programme sur place & suivi du programme → compter 10 minutes avant pour préparer le conférencier
  * Site web: rentrer les conférences
  * Année à neige: toujours les mêmes
  * État des lieux le vendredi: être bien au clair sur l'heure
  * Accès au local concierge pour l'internet filaire
  * /!\ au recto-verso pour les badges

===== Départements =====

  * Site internet (technique)
    * OdyX
  * Site internet (contenu)
    * lixette
  * Connectivité Internet
    * sigi
  * Supports de communication (logo, design, badges)
    * eggman
  * Communication externe (Twitter, Framasphere*) & Invitations aux associations partenaires
    * lixette
  * Locaux (contrat, contact, état des lieux)
    * seg
  * Finances & comptabilité
    * OdyX
  * Sponsoring
    * eggman
  * Restauration déléguée
    * sebseb01
  * Restauration autogérée: café, fondue & apéro
    * OdyX
  * Programme & conférences & logistique des salles (projecteur, pupitre, écran)
    * seg
  * Enregistrement vidéo des conférences
    * cédric & fallback sur seg
  * Signalétique & organisation sur place
    * lixette
  * Logistique et matériel à obtenir: répartition
    * sebseb01

===== Dates ====

  * La quatrième édition aura lieu du 12 au 14 janvier 2018, à St-Cergue.
  * Plan B: 19-21 janvier

===== Deadlines en gros ====

  * Confirmer la salle - ASAP
  * Save the date & Appel aux conférences - début octobre
  * Appel aux inscriptions - début novembre
  * Fermeture du programme - 15 décembre
  * Fermeture des inscriptions - 10 janvier

===== Tâches → sur Framaboard ====

La décision est prise de retenter l'utilisation de Framaboard:

  * [[https://rhl.framaboard.org/?controller=BoardViewController&action=readonly&token=5630e0bd8365a23ad348faf72eb9938cf9f8e2eddcafd453eb882d6be476|https://rhl.framaboard.org (lien public)]]

  * OdyX est admin; les logins sont créés.

===== Moyens de communication =====

  * [[mailto:rhl-team@lists.swisslinux.org|rhl-team@lists.swisslinux.org]]
  * Tout le monde **s'applique** pour utiliser la liste mail !

===== Date & lieu de la prochaine séance ? =====

  * jeudi 5 octobre 2017, 19h00 à Nyon

==== À avoir fait d'ici là ====
  * salle confirmée, contrat disponible
  * stack technique mise en place pour le site
  * logo à jour
  * confirmé présence du traiteur
  * Budget préliminaire
  * Prêt pour envoyer un save the date™