Samedi 6 juillet à 14:00

Aux Brasseurs à Nyon. (carte)

Avec ce qu'on pourrait améliorer par département:

• Site internet
  • A bien fonctionné
  • Il est compliqué d'ajouter les slots des conférences (si on modifie la durée d'un slot il faut tout refaire) → proposition de workaround de faire un PDF pour le programme provisoire
• réseau et connectique
  • Le réseau a fonctionné que tardivement (22h), la faute à un manque de matériel pour monter le VPN (impossibilité de faire des VLAN), il aurait fallu une carte réseau supplémentaire, plus quelques difficultés avec la partie attribution des adresses IPv4 publiques. A un moment le DHCP était saturé (sur ~250 adresses), raccourcissement des baux et suppression des existants.
  • La couverture Wi-Fi n'était pas bonne à la salle de conférence (manque de câble patch + coupleur)
• Supports de communication (logo, design, badges)
  • Fait un peu tardivement mais a bien fonctionné, les badges étaient bien.
• Communication externe (Twitter, Framasphere*) & Invitations aux associations partenaires
  • Un relais a été fait sur Framasphère/Diaspora”, une personne de Paris a proposé de faire de la communication pour l'édition 2019, à contacter éventuellement pour l'édition 2020.
• restauration déléguée
  • Tout a bien fonctionné, le gâteau était bon avec un joli dessin dessus !
• restauration autogérée (café, fondue, apéro)
  • Chaotique, pas de boissons sucrées, la machine a café a posé problème (pièce interne cassée) → proposition de sebseb01 de prendre une RC pour le prochain événement. Problème de réchaud, il y avait de l'alcool liquide au lieu du gel, des linges ont servi de mèches. Il y a eu peu de reste en fin d'événement et tout a été repris. Les petits déjeuner ont bien fonctionné.
• hébergement/locaux
  • Sans surprise, très bien, nettoyage s'est fait de manière agréable, les participants ont donné un coup de main.
  • La salle de spectable (grande salle, qui n'est pas celle qui a été payée) était agréable.
  • On a payé le juste prix (la facturation était cette fois correcte pour les nuitées).
  • L'espace devant les arches (accès garage locataire) n'est pas un parking, à recommuniquer et prévoir dans la signalétique (il y a eu des plaintes du locataire)
  • L'accès des participants s'est fait par l'entrée à côté du réfectoire, il faut prévoir de communiquer sur la nouvelle entrée + signalétique
• conférences (matériel et programme)
  • Le micro cravate a été oublié
  • Trépied vidéo a été oublié
  • Prévoir un meilleur matériel son (mixage, micro filaire, micro sans-fil pour les questions)
  • Une amplification audio des conférencier·ères aurait été souhaitable
  • La formule “samedi conférence” et “dimanche AG” a bien fonctionné, quelques personnes surprises par le changement
• Enregistrement vidéo des conférences
  • Globalement bon, quelques de défaut de son, toutes publiées sur peertube.ch
  • Gros problème de format (optimisation), les fichiers étaient trop gros à traiter (12 Go contre 3 Go une fois sur peertube)
• Signalétique & organisation sur place
  • Signalétique a bien joué, la couleur aurait été préférable pour être plus distinguable
  • Une signalétique A3 serait bienvenue, voir aussi avec Siegi (si présent) pour possibilité impression A0
  • La signalétique wifi aurait pu être imprimée avant, prévoir code QR pour connexion automatique
  • Organisation sur place a bien joué, le fait de ne pas avoir la petite salle mais la salle de spectable a évité que les participant·e·s ne doivent circuler par la cuisine
  • Un plan aurait permis de définir les tracés des participant·e·s: accès aux RHL depuis la gare, en voiture, espace de déchargement
  • Gestion des déchets bien améliorée, il y avait une poubelle de tri
  • Prévoir un questionnaire en amont pour le debriefing post RHL
  • Une discussion doit avoir lieu pour la prochaine de l'événement
• Logistique et matériel à obtenir: répartition
  • A bien joué globalement

• 25-26 janvier
• 1-2 février
• 29 février au 1er mars
• Demander sur la mailing-list si les dates conviennent, et si le centre du Vallon est disponible

• Est-ce que l'on reprend la salle au Vallon à Saint-Cergue ?
• Si choix d'une autre salle, quels prérequis sont à prendre en compte pour la sélection ?
  • Dortoirs, salle de conférence, cuisine, espace commun, réfectoire
  • Il faut poser la question sur la mailing-list pour savoir si quelqu'un a une idée de salle

• Il pourrait y avoir de nouvelles personnes avec certaines participations (prof d'hepia éventuellement intéressé à proposer une conférence, cela pourrait ramener du sang neuf).
• on pourrait démarcher davantage pour remplir deux salles.
• → pour cela il faudrait démarcher sur des thèmes précis, donc il faudrait prévoir un thème. Attention: la seconde salle est maintenant une salle de classe donc ce serait soit le grand hall, soit la salle de spectacle.
• thème 2019: la sécurité? la pollution et l'exploitation des ressources? exploitation en général (humaine, matière première etc.) ou “Exploit”? → organiser un atelier capture the flag.
• → à creuser pour la prochaine fois avec les ateliers et conférences en lien.
• Il pourrait être possible de retransmettre en direct, peut-être à creuser.

• Site internet (technique)
  • OdyX
• Site internet (contenu)
  • Lixette
• réseau et connectique
  • sigi
• Supports de communication (logo, design, badges)
  • eggman
• Communication externe (Twitter, Framasphere*) & Invitations aux associations partenaires
  • lixette pour framasphère (relancer OdyX pour les mots de passe) et mail, qui pour twitter?
• restauration déléguée
  • sebseb01
• restauration autogérée (café, fondue, apéro)
  • edit 24.10 → ok pour OdyX
• hébergement
  • postroutine
• conférences (matériel et programme)
  • postroutine et sebseb01
• Enregistrement vidéo des conférences
  • Postroutine, CeD pour le matériel?
• Signalétique & organisation sur place
  • lixette
• Logistique et matériel à obtenir: répartition
  • sebseb01

Prévu 11 au 13 janvier.

• Vérifier s'il y un événement concurrent
• Réserver le Vallon
  • Postroutine s'en occupe rapidement.

• Confirmer la salle - ASAP → Postroutine
• Save the date & Appel aux conférences - début octobre → Lixette fait un brouillon, et relaie à la liste rhl.
• Appel aux inscriptions - début novembre
• Fermeture du programme - 15 décembre
• Fermeture des inscriptions - 10 janvier

Le framaboard a été peu utilisé. A voir ce qui pourrait être utile: forge? autre? A voir pour la prochaine fois!

• rhl-team@lists.swisslinux.org
• Tout le monde s'applique pour utiliser la liste mail ! (salon slo ou téléphone pour les infos urgentes)

• Vu que les horaires sont difficilement compatibles → Postroutine fait un framadate

• sebseb01
  • relance OdyX et Zillable pour savoir si les sponsors ont payés.
• Postroutine
  • verif si événement concurrent
  • réservation salle
  • faire un framadate pour agender la prochaine réunion
• Lixette
  • relance OdyX pour le mdp framasphère
  • brouillon mail STD et appel à conf
• Tout le monde
  • réfléchir au thème “exploit”: idée de conférences/intervenants (ou idée d'autre thème)
  • quel outil pour gérer les tâches?